Mandantentermine online abwickeln – Vorteile / Nachteile

Als Rechtsanwalt kann ich meinen Mandanten in aller Regel auch ohne persönlichen Kontakt helfen. In Corona-Zeiten ein nicht zu unterschätzender Vorteil, den wir z. B. gegenüber Ärzten und ihren Patienten haben.

Nachteile telefonischer Besprechungen

Telefonisch lässt sich eigentlich alles besprechen, aber gerade bei einer eher komplexen Dienstleistung wie der Rechtsberatung gibt es auch ein paar Nachteile:

1. Ist der Kontakt auf die Stimme reduziert, ist der persönliche Eindruck nur bruchstückhaft, worunter die Kommunikation und der Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung leiden können.
2. Gibt es mehr als 2 Teilnehmer, kann man diese per Lautsprecher oder Konferenzschaltung teilhaben lassen – mitunter wird aber die Zuordnung schwierig: Wer hat jetzt was gesagt?
3. Der Mandant kann keine Unterlagen mitbringen und der Anwalt kann dem Mandanten keine Unterlagen mit nach Hause geben.
4. Man kann sich nicht gemeinsam über die Unterlagen beugen und mit dem Finger darauf zeigen.
5. Der Mandant kann am Telefon keine rechtsverbindliche Unterschrift leisten.
6. Man kann nie sicher sein, ob man wirklich unter vier Augen spricht oder doch noch jemand mithört.

Nachteile online ausgleichen

Die meisten der o. g. Nachteile telefonischer Besprechung lassen sich online kompensieren:

zu 1) Persönlicher Eindruck dank Videotelefonie

Apps für Videotelefonie sind für alle Geräte verfügbar und die Internetverbindung ist – von Ausnahmen auf dem Land abgesehen – in aller Regel ausreichend. Die Handhabung ist unkompliziert und viele Mandanten haben schon Erfahrung mit dieser Technik z. B. von Skype-Chats mit den Enkeln.

zu 2) Konferenzschaltung

Zumindest kleine Gruppen lassen sich mit den gängigen Apps per Online-Video-Konferenz problemlos zusammenschalten. Andes als bei der unübersichtlichen Telefon-Konferenzschaltung sieht man hier, wer spricht, und fällt sich weniger oft ins Wort.

zu 3) Unterlagen austauschen per Chat

Mit Skype und Google Hangout z. B. kann man während des Videoanrufs nicht nur chatten, sondern (auch größere) Dateien direkt über den Chat verteilen. Wer noch nicht ohnehin papierlos arbeitet, muss ggf. den Termin vorbereiten und Unterlagen scannen bzw. per Handy abfotografieren.

zu 4) Dokumente gemeinsam studieren per Screensharing

Zusätzlich zum Videobild der Kamera lässt sich der Bildschirm teilen (Screensharing). So kann man dem Gesprächspartner z. B. PDF-Dokumente zeigen und den Mauszeiger als Zeigefinger verwenden.

Nachteile von Online Meetings

Die o.g. Punkte Nr. 5 (rechtsverbindliche Unterschrift) und Nr. 6 (Vertraulichkeit) lassen sich online nicht so einfach lösen. Außerdem kann es natürlich zu technikbedingten Störungen wie z. B. Tonaussetzern oder Verbindungsabbrüchen kommen – wobei meiner Erfahrung nach die Technik in den letzten Jahren sehr viel stabiler geworden ist und das gefühlt zu 99 % völlig problemlos funktioniert.

Weitere Vorteile von Online Meetings

Auch wenn die persönliche Begegnung letztlich durch nichts zu ersetzen ist, zeigt sich der Online-Termin nicht nur dem Telefontermin, sondern auch dem Präsenztermin in mancher Hinsicht sogar deutlich überlegen (wobei dies für Telefontermine natürlich auch schon gilt):

1. Der Mandant spart Zeit und Geld für die Anreise.
2. Der Mandant braucht keine unliebsamen Begegnungen befürchten: „Was machst du denn hier?“
3. Anwalt und Mandant sparen Zeit (in der Regel ist das Vor- und Nachgeplänkel online sehr kompakt).
4. Der Anwalt spart Kaffee.

Ausschlaggebend ist heutzutage aber:

Bei aller Vorsicht besteht bei der persönlichen Begegnung immer die Gefahr der Ansteckung mit dem Corona-Virus – übrigens nicht nur in der Kanzlei, sondern auch auf dem Weg dorthin. Diese Gefahr ist bei der Video-Konferenz definitiv auf 0 reduziert.

Mein Appell

Verzichten Sie jetzt auf persönliche Besprechungen mit Ihren Mandanten! Bieten Sie als Anwalt nicht nur Telefontermine, sondern auch Videotelefonie an!

Ihre Erfahrung? Freiwillige vor!

Wie sind Ihre Erfahrungen als Rechtsanwalt oder auch als Mandant in Sachen Videotelefonie? Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare!

Außerdem suche ich Freiwillige, die sich mit mir verabreden und mir via Tool ihrer Wahl von ihren Erfahrungen berichten. Die Idee ist, die Gespräche aufzuzeichnen und als Screencast hier im Blog zur Verfügung zu stellen, damit alle etwas davon haben.

P. S.: Für heute Nachmittag Abend bin ich schon mit Dominik Bach-Michaelis, Vorstandsvorsitzender der e.Consult AG, verabredet, der mir sein neues Tool „e.syOffice“ zeigen will.