Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) – Interview mit Ilona Cosack

beA-Sonderheft AK Anwlat und KanzleiZum 01.01.16 wird jedem Rechtsanwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zur Verfügung gestellt. Das Institut für Wissen in der Wirtschaft IWW gibt in einem Sonderheft “AK Anwalt und Kanzlei” Impulse, wie sich die neue Technik gewinnbringend einsetzen lässt.

Ich sprach mit der Autorin des Sonderheftes Ilona Cosack von der ABC AnwaltsBeratung Cosack in Mainz.

In 8 Monaten ist es so weit, dann hat jeder Anwalt sein “beA”. Wie sieht das eigentlich konkret aus? Worauf müssen sich die Kolleginnen und Kollegen einstellen?

Ilona Cosack
Ilona Cosack

Das beA ist der tatsächliche Beginn des Elektronischen Rechtsverkehrs in den Kanzleien. Mit dem beA kann der Anwalt rechtssicher mit den Gerichten kommunizieren, das fristwahrende Fax zu nächtlicher Stunde gehört dann der Vergangenheit an. Am Anfang ist es eher eine Einbahnstraße – Anwälte haben ein beA und sind darüber erreichbar, die einzelnen Gerichte werden bis 2022 sukzessive die Erreichbarkeit gewährleisten. In der Übergangszeit besteht ein “Flickenteppich”, man muss prüfen, welches Gericht bereits empfangsbereit ist.

Der Titel der IWW-Publikation lautet “Fit für den elektronischen Rechtsverkehr: Vorteile für Ihre Kanzlei”. Du plädierst dafür, sich auf die neue Technik einzulassen und die zum Anlass zu nehmen, die Kanzleiorganisation insgesamt zu überprüfen.

In den letzten 30 Jahren hat sich die Technik in den Kanzleien gewaltig verändert. Der Computer hat Einzug gehalten. Die Arbeitsweisen, die ich gerade in vielen etablierten Kanzleien auch 2015 erlebe, erinnern mich an “Gürtel und Hosenträger”: trotz PC wird vieles doppelt auf Papier bearbeitet, seien es ausgedruckte E-Mails, Wiedervorlagen oder das klassische Kostenblatt, das unverzichtbar scheint.

Man kann jeden Tag damit anfangen, seine Kanzleiorganisation zu verbessern, meist hat jedoch das Tagesgeschäft Vorrang und gute Vorsätze (“wenn ich mal Zeit habe”) versanden. Ein solcher Stichtag kann helfen, die ersten Schritte zu machen und längst Überfälliges in die Tat umzusetzen.

Was hat das beA denn noch für Features, auf die man sich schon freuen kann?

Die Kommunikation unter Kollegen ist sofort möglich und sollte aus meiner Sicht genutzt werden, um sich mit dem beA vertraut zu machen. Faxe und ungesicherte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Kanzleien, die bereits mit dem EGVP gearbeitet haben, z.B. im Mahnverfahren, können darauf hoffen, dass die Bearbeitungsgeschwindigkeit nach der Eingewöhnungsphase zunimmt, so dass Zeit- und Kostenvorteile entstehen.

Braucht jetzt jeder Anwalt eine Anwaltssoftware, um mit beA arbeiten zu können?

Nein, für das beA braucht man keine Anwaltssoftware – der Browser genügt. Die Software-Hersteller arbeiten aber an Schnittstellen, um das beA in die jeweilige Anwaltssoftware zu implementieren, damit die Arbeitsabläufe einfacher werden.

Unabhängig von einer Software sollte man sich jedoch Gedanken über die Struktur und Organisation seiner Kanzlei machen, nur dann kann eine Software gewinnbringend eingesetzt werden.

Wenn bald 170.000 Anwälte mit dem beA arbeiten, kommen ja sicherlich auch jede Menge Änderungs- und Erweiterungswünsche zusammen. Weißt du, wie das koordiniert wird?

Die BRAK hat Pilotkanzleien, die die Praxistauglichkeit des beA testen und bereits viele Anregungen eingebracht haben. Das beA soll einfach in der Bedienung werden. Es ist ja weit mehr als ein virtueller Briefkasten, sondern ein komplexes Softwaresystem.

Wer seinen Arbeitsalltag auf elektronisch umstellt – du gehst in deinem Beitrag auch auf das “ersetzende Scannen” ein, bei dem die Datei das Papier vollständig ersetzen soll – für den bekommt das Thema Datensicherung (Backup) eine noch viel größere Bedeutung. Wie siehst du das im Bezug auf das beA?

Jede Kanzlei sollte ihre Daten täglich sichern und die Sicherungskopien getrennt vom Server verwahren. Wichtig ist, dass kontrolliert wird, ob die Datensicherung auch richtig erfolgt ist. Das beA ist das Transportmedium, die Ein- und Ausgänge sollten ebenfalls gesichert werden.

Ilona, ich danke dir für das Gespräch.

Wer sich für das komplette IWW-Sonderheft interessiert, kann sich direkt bei Ilona Cosack melden und bekommt kostenlos ein Exemplar zugeschickt – auf besonderen Wunsch auch in Papier.

3 Kommentare
  1. Ilona Cosack
    Ilona Cosack says:

    Zwischenzeitlich hat die BRAK darauf hingewiesen, dass in den kommenden Wochen geklaert wird, ob eine eigene beA-Karte herausgegeben wird. Angesichts dieser Planungen wird vom vorsorglichen Erwerb einer der derzeit erhaeltlichen Signaturkarten abgeraten. Aktuelle Informationen werden dann auf der Seite http://www.bea.brak.de erhaeltlich sein.

  2. Ilona Cosack
    Ilona Cosack says:

    Der IT Direktor der BRAK hat bei einem Gespräch beim DAT in Hamburg bestätigt, dass zur Erstanmeldung beim beA eine besondere beA-Karte erforderlich ist. Diese kann danach weiterbenutzt oder als Ersatzkarte vorgehalten werden. Die BRAK wird noch informieren, ab wann und wo die beA-Karte erhältlich ist.

  3. Ilona Cosack
    Ilona Cosack says:

    Herausgeber der beA-Karte ist die Bundesnotarkammer (BNotK). Es wird eine spezielle Seite geben: https://bea.bnotk.de, die allerdings derzeit wegen Wartungsarbeiten nicht erreichbar ist. Die beA-Karte Basis wird 29,90 EUR zzgl. USt., die beA-Karte Signatur wird 49,90 EUR zzgl. USt. kosten. Alle Anwälte erhalten bis Ende September ein persönliches Schreiben per Post, in welchem die Identifikationsnummer (SAFE-ID-Nummer) mitgeteilt wird. Mit dieser Nummer können dann die benötigten beA-Karten und Kartenlesegeräte bestellt werden. Da die Reihenfolge des Bestelleingangs maßgeblich ist, sollte die Bestellung nicht auf die lange Bank geschoben werden.
    Auf https://bea-abc.de informieren wir Sie gerne über die laufenden Entwicklungen.

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